E2a

Hur man skriver ett brev faxförsättsblad

Även med snabbare kommunikationsmedel

Även med snabbare kommunikationsmedel är fax fortfarande används över hela världen. Faxet (fax) är en tryckt dokument som du skickar via telefonlinjen med hjälp av en fax. Detta innebär av dokument skickas har funnits sedan 70-talet. Varje fax måste ha ett brev fax lock eller försättsblad. Detta är den första sidan som kommer ut ur mottagarens faxmaskin. All nödvändig information som krävs för att fastställa ursprunget för det faxade dokumentet är skrivet på faxen brev.

Faxet följebrev har vanligen följande information: mottagarens namn och faxnummer, avsändarens namn och faxnummer och antalet skickade sidor. Men detta är inte allt. Fortsätt läsa för förslag på vad jag ska skriva och hur man skriver ett brev fax lock.

Hur man skriver ett brev faxförsättsblad. Ange mottagarens namn.
Hur man skriver ett brev faxförsättsblad. Ange mottagarens namn.

  • Ange mottagarens namn. Beroende på vem du skickar faxet till, "TO"-delen kan vara namnet på den grupp eller avdelning som tar emot faxet (till exempel kundtjänst). Det kan också vara en viss person som "Mr Jones". Har mer än en mottagare är också möjlig. Vad som är viktigt är att du försöker vara så specifik som möjligt. Varför? Eftersom faxen ofta delas av olika människor, bör den som plockar upp faxen vet från följebrevet till vilken faxet kommer att ges.
  • Ange avsändarens namn. Mottagaren av faxet ska veta var faxet kom ifrån. Om mottagaren behöver för att svara på faxet, han vet vem de ska rikta sin respons på.
  • Föreskriva antalet skickade sidor. Ibland inte alla sidor komma igenom faxlinjen. Genom att låta mottagaren veta hur många att förvänta sig, kan han berätta om en eller flera sidor saknas. Om så är fallet, kan mottagaren låta dig veta att ett problem uppstod vid sändning av faxet. Sedan kan du agera på problemet och skicka faxet igen.
  • Ange ämnet för faxet När du ser "RE:". ". Med hänvisning till" på alla dokument, betyder "när det gäller" eller Skriv ner ämnet faxet att ge mottagaren en uppfattning om vad det dokument du faxar handlar om.
  • Inkludera datum. Datumet är helt enkelt när du skickade faxet. Datumet är en viktig referens för mottagaren om han måste hänvisa till den vid ett senare tillfälle.
  • Lista andra mottagare. Faxet du skickar kan också skickas till andra individer eller grupper. Efter "CC:" (kopia) placera namnen på andra mottagare. Detta gör att alla som fick samma fax vet att det skickades till andra människor.
  • Inkludera ditt fax och telefon. Ange ditt faxnummer och ditt telefonnummer i faxen brev. Detta är viktigt för att mottagaren vet hur man kontaktar dig.
  • Lägga till annan information. Det finns en stor tomt parti på faxen brev. Det är där du ska skriva ner eller skriv några kommentarer eller ytterligare information om faxet. På vissa följebrev, kan du också hitta ett område där du kan kryssa eller ringa in ord som du svara, för granskning eller Brådskande.


Ett fax följebrev är ett nödvändigt komplement till det faxade dokumentet

Ett fax följebrev är ett nödvändigt komplement till det faxade dokumentet. Det ger faxmottagaren alla grundläggande information som rör det skickade fax: vem skickade det, som är den avsedda mottagaren, hur många sidor som skickas och mer. När du skickar ett fax, alltid komma ihåg att ett fax inte är komplett utan sin brev.