E2a

Hur man skriver affärs e - post: korrekt och affärsmässigt e - postformat

Lär dig mer om e-etikett regler på arbetsplatsen

Tillkomsten av Internet har gjort affärskommunikation enklare, snabbare och effektivare. Men möjligheten för e-post missbruk och övergrepp är riklig. Ett företag elektronisk kommunikation måste innehålla de vanliga komponenterna i en utskrift affärsbrev: en hälsning, kropp och stängning.

Tänk på följande regler e etikett innan du skriver en professionell e-post.

Hur man skriver affärs e - post: korrekt och affärsmässigt e - postformat. Använd alltid ämnesraden.
Hur man skriver affärs e - post: korrekt och affärsmässigt e - postformat. Använd alltid ämnesraden.

  1. Vara professionell. Bara för att du skriver ett elektroniskt meddelande snarare än en maskinskriven brev betyder inte att din kommunikation inte ska vara lika professionell. Motstå frestelsen att vara alltför avslappnad. Om du inte känner till din korrespondent, ta itu med dem som Mr eller Ms (eller dr). Använd samma språk som du använder i en vanlig affärsbrev. Använd ett korrekt format verksamhet e-post. Det kan vara liknande de som användes i affärsbrev. Undvik slang eller nonchalant konstruerade meningar.
  2. Vara kortfattade. Kom ihåg att din läsare troligen har dussintals andra meddelanden att läsa och andra uppgifter som konkurrerar om hans uppmärksamhet. Gå inte på och på. De flesta punkter kan behandlas i 3-5 stycken. Om din läsare suckar på längden av ditt meddelande, när han öppnar den, han mer sannolikt att radera det oläst.
  3. Använd alltid ämnesraden. Spridningen av spam och datavirus som skickas via e-post har gjort företag försiktiga öppna e-post från personer de inte känner. Tala om för din läsare varför du skriver i ämnesraden i e-postmeddelandet. På så sätt är han mindre troligt att missförstå ditt budskap för spam. Detta är en del av professionell e etikett. En lämplig ämnesraden behöver bara vara några få ord, för många ord kommer att bli trunkeras när linjen visas i mottagarens e-rutan. Exempel på bra ämnesrader är:
    • Ämne: Intervju Begäran
    • Ämne: Fråga: "Namn på Prospective artikel"
    • Ämne: Svar på annons i "Writers världen"
  4. Skicka inte bilagor om de inte begärt. Bilagor kan vara bärare av dator-invalidiserande virus. Vissa företag blockerar även anställda från att öppna bilagor på företagets datorer. Dessutom ladda bilagor - särskilt bildfiler - kan från en äldre dator eller använda en uppringd anslutning tar lång tid. Om du vill skicka ett textdokument (t.ex. en som skapats med Microsoft Word), klistra på botten av din e-post i stället för att fästa den.
  5. Korrekturläsa ditt meddelande. Detta borde vara en självklarhet, men det är väldigt lätt att slå på "skicka"-knappen innan du verkligen är redo att skicka ditt meddelande. Återigen, behandla din korrespondens på samma sätt som du skulle ett maskinskrivet brev. Se till att det är fritt från stavning, maskinskrivning och grammatiska fel innan du startar den i cyberrymden. Kom ihåg: I många fall är din e det första intrycket en affärsbekant har av dig. Gör det till en positiv.

Nu vet du hur man skriver en professionell e-post. Skicka ett mail istället för ett skriftligt brev har fördelen av snabbhet, enkelhet och flexibilitet. Kontrollera att du använder denna teknik till din fördel genom att vara professionell, koncis och omtänksam, om du behöver veta mer om hur korrekt användning av e-post kan hjälpa ditt företag, överväga att underteckna upp för ett par online-verksamhet klasser .